這兩天，春節(jié)檔電影《你好，李煥英》火了，成為中國影史為數(shù)不多的票房破30億影片。

作為一個文字工作者，欣賞這部作品時，有一個情節(jié)讓我印象深刻。

情節(jié)是這樣的：李煥英所在勝利化工廠舉行女子排球賽，廠長親臨現(xiàn)場，到主席臺落座，并將作開幕式講話。

在臺下職工的安靜等待、鼓掌歡呼聲中，廠長從座位上站了起來，從兜里掏出眼鏡戴上，習(xí)慣性向衣服口袋、褲兜里摸索，卻沒摸到任何東西。

這，讓他略顯尷尬，不得不放棄尋找。

隨即，他摘掉眼鏡，講了句“比賽，正式開始”后落座，手又往兩邊胸口口袋摸索了一下，仍然一無所獲。

相信很多觀眾都明白，廠長是在找講話稿。尷尬的是，講話稿沒找到。

這個情節(jié)，不知導(dǎo)演是想按照小品模式有意為之，還是其他。

光從其內(nèi)容看，折射出這次活動的承辦存在重大失誤：

活動前跟廠長溝通請示不夠；沒有備用講話稿；出現(xiàn)“廠長式尷尬”時，沒有應(yīng)急預(yù)案等。

類似的失誤，在現(xiàn)實職場中，經(jīng)常會出現(xiàn)。

從某種意義上看，電影中這個情節(jié)，對我們每個辦公室人員來說，是一個警示，同時也是一個啟示。

那么，作為辦公室人員，籌辦會務(wù)要注意什么？

01
要有“備胎意識”

所謂“有備無患”，凡事只要多想一步、多做一點，就能確保平穩(wěn)、順利。

在職場，領(lǐng)導(dǎo)平時工作繁忙，要處理、考慮的事情多，難免會丟三落四。

這時候，擁有“備胎意識”將顯得尤為重要。

比如，辦會時，只要內(nèi)容不涉密，給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好講話稿后，要多帶一份備用，以防萬一，這是基本業(yè)務(wù)要求，也最能體現(xiàn)辦事水平。

假如做到事前給一份，桌上擺一份，自己身上帶一份，肯定會萬無一失。

此外，會議用名卡、話筒、筆、眼鏡、車輛等，也要備一份（輛），以應(yīng)臨時安排或突發(fā)狀況。

辦事時，要多想幾種可能，制定出AB方案，未雨綢繆搶占先機。

比如，《你好，李煥英》電影中，如果事先想到了“廠長要是忘記帶講稿了該怎么辦”這一點，也就不會出現(xiàn)“廠長式尷尬”了。


02
先代入

我們都知道，寫和說是兩碼事。

有的詞語，出現(xiàn)在文章中后，你會覺得“遣詞造句很到位”“能巧妙表達想要表達的意思”，但讀出來就不一定那么順溜了。

比如，像一些長句、古文，若引用來作為書面語，會讓文章增色不少，看起來還很“高大上”。

但如果作為口語來用，就會影響表達效果，甚至讓聽眾云里霧里。

所以說，籌辦會務(wù)時，要先代入，逐字逐句默讀一遍，盡量不要用長句、讀起來不通順、晦澀難懂的話語。

一些不好理解、不好念的字詞句和一些生僻字，最好標(biāo)注一下。

此外，語言風(fēng)格方面，要將領(lǐng)導(dǎo)的講話特點反映到文稿中去。

否則，領(lǐng)導(dǎo)和聽眾都會產(chǎn)生一種不自然的感覺。


03
溝通提醒很重要

會務(wù)籌辦過程中，就會議召開時間、地點、參加人員、議程程序等，要多跟領(lǐng)導(dǎo)請示匯報。

及時做好提醒服務(wù)，保證每個細節(jié)不出紕漏，確保會務(wù)有序進行。

比如，會議材料是由辦公室代擬，領(lǐng)導(dǎo)在此基礎(chǔ)上自由發(fā)揮？還是領(lǐng)導(dǎo)即興講話？

對于這些，要提前跟領(lǐng)導(dǎo)請示匯報好。

如果是領(lǐng)導(dǎo)即興講話，作為會務(wù)承辦人員，會前要做好提醒服務(wù)。

如果領(lǐng)導(dǎo)備了講話稿或在紙上列了講話要點，就要提醒他把這些帶上。

如果是由辦公室代擬，再由領(lǐng)導(dǎo)修改定稿。

那就要提前把初稿交給領(lǐng)導(dǎo)，并及時跟進修改情況。


04
聽會不能含糊

作為會務(wù)、活動的組織者，會中要安排人聽會、錄音。

這是基本的職業(yè)要求，更是對領(lǐng)導(dǎo)的一種尊重。

要知道，很多領(lǐng)導(dǎo)講話，不會跟講話稿完全一致，或多或少會有臨場發(fā)揮。

安排人聽會，能及時記錄這些臨場發(fā)揮，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示要求，跟進做好會議精神的貫徹落實、督促檢查。

總之，“身在兵位胸為帥謀”，要想辦好會務(wù)，需要多思考幾個預(yù)案、多想幾種可能。

將事情想清想透，將準(zhǔn)備工作做足做充分，會務(wù)自然順暢了。

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